CRM : 9 tâches à automatiser pour gagner du temps

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Découvrez quelles tâches vous pouvez automatiser grâce à un outil CRM.

Automatisez vos tâches chronophages pour gagner du temps ! © Visual Generation – stock.adobe.com

L’automatisation des tâches est au cœur des fonctionnalités des outils CRM. Cela permet aux collaborateurs de se délester des tâches chronophages du quotidien pour gagner en productivité. Pour gagner un temps précieux, le recours à l’automatisation de flux de travail est un atout majeur.

La création de rapports de performances

En automatisant des rapports quotidiens, vous vous assurez de transmettre toutes les informations nécessaires à vos collaborateurs. Chacun peut ainsi suivre les projets en cours, les avancements, les transactions, ainsi que les performances et la productivité des membres d’une équipe. Un CRM vient centraliser toutes ces données, résumées dans son tableau de bord, il suffit seulement d’instaurer une récurrence pour mettre en place des rapports quotidiens. Un gain de temps non négligeable pour les équipes commerciales qui n’ont plus à aller chercher les informations utiles et qui gagnent en efficacité.

La prise de rendez-vous

Une prise de rendez-vous peut générer de nombreux échanges et participer à une certaine perte de temps, aussi bien pour les clients que pour les commerciaux. Pour remédier à cette problématique, il est tout à fait possible d’opter pour une automatisation de la prise de rendez-vous. Pour cela, il est possible d’utiliser des outils tels que Calendly ou encore TidyCal. Vous pouvez ensuite insérer des liens de prise de rendez-vous dans vos documents ou votre signature mail.

La création et l’actualisation de fiches contacts

Lorsqu’un utilisateur rempli un formulaire en ligne en renseignant ses coordonnées (nom, prénom, adresse email, etc.), faites en sorte qu’une fiche soit automatiquement générée sur votre CRM. Vous pouvez également ajouter une condition à ce workflow d’automatisation pour réaliser des mises à jour automatiques de ces fiches contacts.

La priorisation des leads

Il est important d’appliquer une priorisation des leads en fonction de caractéristiques comportementales ou encore démographiques. Instaurer une démarche automatisée permettra d’assurer que les leads les plus prometteurs bénéficient d’un suivi rapide. Pour cela, vous pouvez opter pour la mise en place d’un système de score des leads automatisé en fonction de critères prédéfinis. Ainsi, les leads jugés les plus matures seront transmis au département des ventes et traités en priorité.

L’attribution des leads aux bons collaborateurs

Pour automatiser l’attribution des leads, définissez vos règles en vous basant sur les données du prospect (produit concerné, zone géographique, secteur d’activité) et le calendrier des commerciaux pour une répartition optimale. Ce processus met l’accent sur l’importance d’utiliser un CRM qui reflète vos logiques métiers internes.

 

L’édition de factures

La facturation peut s’avérer être très chronophage et source d’erreurs lorsqu’elle est effectuée manuellement. Il est ainsi conseillé d’automatiser la facturation grâce à un outil qui génère des factures automatiquement, avec toutes les informations nécessaires (produit ou service, prix, TVA, etc.), dès qu’un deal est conclu et validé dans le pipeline de votre CRM. En automatisant la facturation, il est ainsi possible d’améliorer l’exécution de la vente et le recouvrement tout en permettant de faire gagner du temps à vos équipes.

Les relances

Envoyer des relances à vos clients fait partie des tâches administratives chronophages. Mais elle peut être facilement automatisée grâce à un outil CRM. Pour ce faire, il s’agit de mettre en place l’envoi d’un mail de relance automatique dans le cadre d’une échéance choisie. D’autre part, pour des relances efficaces et optimales, il vous faudra posséder des fiches contacts correctement actualisées.

L’envoi d’emails personnalisés

L’automatisation des flux de travail vous permet d’envoyer automatiquement un email personnalisé à chaque étape du parcours client. De nombreux outils CRM proposent des modèles d’emails personnalisables pour parfaire votre stratégie. De plus, un CRM favorise la synchronisation avec votre messagerie professionnelle, simplifiant encore plus le processus de mise en place d’emails clients personnalisés.

La comptabilité

Il est tout à fait possible d’automatiser la partie comptabilité de votre entreprise, vous pouvez connecter votre banque à votre CRM et suivre votre trésorerie en temps réel. Il vous suffit ensuite de relier vos opérations bancaires à vos factures de ventes et de dépenses. Ainsi, vous visualisez les flux de trésorerie et analysez les dépenses de catégorie sans perdre de temps.

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Région Hauts-de-France